Comunicações

Se alguém não for informado do que está se passando no projeto e deveria ser informado, o projeto terá conflitos, confusões e problemas que certamente irão atrapalhar que o projeto seja concluído com sucesso.

Portanto, é importante planejar as Reuniões necessárias, das quais sugerimos ao menos 3:

• Kick off meeting
• Reunião Semanal – Controle de Avanço
• Reunião Executiva

Como fazer?

Primeiro pensar nas Reuniões citadas acima.

• Reunião de Kick off: basta definir quando – DIA E HORÁRIO – deverá ser apresentado o resultado do Planejamento do projeto para todos os Stakeholders. O grau em que o Plano do Projeto deve ser apresentado deverá ser definido pelo grupo, ou seja, apenas no grau do PROJECT MODEL VISUAL ou ainda necessitará um detalhamento ainda maior?!
• Reunião Semanal – Controle de Avanço: basta definir O DIA DA SEMANA E HORÁRIO o Gerente do Projeto se reunirá com a equipe do projeto para ver como o projeto está indo e atualizar o percentual de avanço do crongorama, custos e escopo.Exemplo: todas as Segundas-feiras as 9:00 hs da manhã.
• Reunião executiva: basta definir o DIA DA SEMANA, HORÁRIO e FREQUÊNCIA o gerente do projeto prestará contas ao Cliente e ao SPONSOR, ou ainda, ao Comitê Executivo do projeto. Exemplo: 5as.feira as 9:00 hs, com frequencia quinzenal.

Na sequência pensar em todos os demais Stakeholders e como esses serão informados, seja via email, intranet, mídias sociais, conference calls ou ainda outras reuniões presenciais sem frequencia definida.

Ilustração de como a Plano de Comunicações deverá ficar